Quickbooks - Facil de usar e INTUITIVO!

Recentemente terminei a implantação de um software Quickbooks em um cliente do setor de serviços. Ele emite uma centena de NFe's a cada mês e precisa ter um registro detalhado de todas as suas operações, uma agenda de obrigações diárias e um rápido olhar sobre posição de clientes e fornecedores.

Meu trabalho, além de implantar e treinar a pessoa que opera, foi otimizar algumas rotinas, com foco em diminuir digitações repetitivas, utilizando os recursos do Quickbooks para gerar relatórios informativos aos gestores e ao contador. 

O que é um Quickbooks? Um colega consultor define como um software contábil + financeiro muito intuitivo (afinal foi feito por uma empresa californiana chamada Intuit) e facílimo de operar. 

O grande trunfo do Quickbooks é que cada transação se parece com um formulário que está sendo preenchido - Uma Invoice ou Pedido - Possui todos os itens de um formulário papel - e quando você o preenche com os dados de clientes, de preço pré cadastrados e quantidades vendidas - associados a uma conta de receitas - e o lançamento é duplo, ou seja entra automaticamente no seu histórico de vendas e contas a receber.

Uma conta a pagar - parece quase um cheque - você cadastra o fornecedor, o item - já associado em uma conta de custo - e o lançamento duplo cai no contas a pagar.

Há um "set-up" inicial para estabelecer quais as contas "contábeis"que você quer olhar - o que pode ser estabelecido com seu contador - quais as contas de banco que você utiliza, informando o saldo inicial, além das contas criadas automaticamente pelo programa. 

                                                                                                O mais legal que a empresa pode ser vista como um cubo, onde voce pode cadastrar filiais,  projetos, e contas. Para exemplificar, digamos que uma despesa com o pagamento de salário de um funcionário - Conta Salários - pertence a filial Curitiba, 50% no Projeto A e 50% no Projeto B.  Isto cria a possibilidade de criar vários "jobs" apurar a rentabilidade de cada um, Somando Receitas e Despesas, para obter o lucro de cada um. Outra utilidade é saber o custo da filial Curitiba por exemplo (Receitas - Despesas) como um todo, além dos "jobs". 

Na hora de registrar recebimentos ou pagar contas, é como preencher um cheque. Se escolhe as contas que quer pagar (marca cada uma em uma caixa de seleção) e as paga com um lançamento no banco X. O recebimento é a mesma coisa, assinalando o que foi recebido, nas faturas em aberto - que pode ter um pagamento total ou parcial - e depois só conciliar o banco - onde em uma tela, vai se identificando a transação correspondente no extrato e clicando no Quickbooks até o saldo da diferença zerar.
Os inúmeros relatórios que o Quickbooks mostra, podem ser expandidos com o recurso da lupinha, que expande cada transação que compõe o número.

Não vi ainda um software de gestão tão intuitivo e fácil de utilizar, além de barato, pois uma cópia do modelo PRO, inicia por cerca de USD 250, podendo ser adquirido pela net e baixado online.

Sem dúvida uma ferramenta muito util a gestão...

Gestão da Pequena e Média Empresa - Vamos começar por um software de gestão!

O que é gestão de uma empresa? É você saber tomar as decisões do dia a dia para a finalidade que a sua empresa existe, visando LUCRO. Então você empreendedor, fez o seu negócio crescer baseado na sua experiência e sua aptidão, precisa saber calcular o LUCRO.  Como você tem clientes, fornecedores, funcionários, impostos, investimentos, obrigações, outra coisa importante de  ter é seu FLUXO DE CAIXA. 

Resumindo, se você vende bem mas seus clientes não te pagam, seu FLUXO DE CAIXA fica ruim.Se você pegou muito dinheiro no banco, apesar do seu LUCRO, ele é insuficiente para pagar os juros e a sua dívida. Você pode também precisar de dinheiro que acumulou para fazer um investimento, ou um gasto inesperado, e assim vai...

Como controlar tudo isto? Muita gente usa as planilhas, fáceis de acumular dados, e fazer contas, de adicionar informações, mas extremamente inseguras, pois basta inserir por engano um dado em uma célula errada, você perde o seu trabalho. Ou precisa de uma informação, e fica difícil achar no meio de tanto número.

Aí que entra o Software de Gestão:

Há vários no mercado, mas eu gosto de um! Muito barato de instalar, e extremamente confiável. O Quickbooks.

Ele foi feito para os EUA, vem em inglês, mas você configura tudo, e exceto alguns termos que são fáceis de aprender, todo o resto fica em português.

Se instala e sai usando, precisa de uma  orientação inicial, e com alguma ajuda em pouco tempo terá uma poderosa ferramenta de gestão integrada.

O que significa?

Se você tem clientes, lista de preços, estoque, fornecedores, o sistema permite que você coloque tudo isto em áreas pré determinadas do sistema, com todas as informações que necessita, tabela de preços, lista de produtos, lista de clientes, lista de fornecedores, plano de contas - do jeito que queira enxergar a sua empresa - contas de banco, caixinha - tudo que precisa. O sistema vai crescendo na medida que sua empresa necessita, permitindo operar em rede com vários usuários acessando simultaneamente.

Você que integrar com a Nota Fiscal Eletrônica? É possível, através de um módulo opcional. Quer extrair dados para o Excel? É possível. Que anexar arquivos em PDF e correlacioná-lo a uma transação? É possível.

O Quickbooks trabalha como um sistema contábil, sem você precisar ser contador. Fácil de implantar, intuitivo para usar, e dá várias ferramentas de análise e uma infinidade de relatórios.

Se pode adquiri-lo através de um cartão de crédito internacional e o baixa "on-line". Tenho implantado alguns e sou cada vez mais fã deste sistema.

Descomplicando a vida - e o impacto no seu custo de viver.

Quero abordar neste post uma reflexão sobre os benefícios de simplificar o nosso estilo de vida.  

O conceito de viver de forma simplificada é diferente para cada um de nós, mas todos com quem tenho conversado me passam a sensação que o dia a dia tem se tornado mais estressante -  transito, insegurança, falta de tempo, incertezas - será que precisamos fazer as coisas da mesma forma? Como dá para melhorar?

Simplificar a vida gera um saudável impacto no custo de vida pessoal, considerando que o dinheiro para a grande maioria, é uma questão sempre presente e muitas vezes fonte de preocupação. Além disto elimina da sua mente e preocupações em "manter" as coisas e que te tomam tempo. Se você está interessado(a) em simplificar a vida, um bom exercício :

• Liste as coisas que são muito importante, mas muito importante mesmo para você! No máximo 5 itens. Estes são os itens prioritários e dedique-se a eles. O resto tem que ser simplificado;
• Avalie os comprometimentos sociais, com sua família próxima, com trabalho, com sua saúde, com seu estado emocional e reavalie as prioridades que você listou. Se não houver alinhamento, reavalie as prioridades;
• Reavalie sua agenda e foque no que é importante. Delegue, crie esquemas alternativos, crie rotinas para concentrar atividades - Se aplica também as tarefas caseiras para quem tem que cuidar da casa - compre por internet e peça para entregar, use mais serviços - tenha em mente quanto me custa fazer tal coisa e quanto custa a alternativa e como posso delegar, ou passar para frente?
• Qual o custo de ter as coisas x o prazer de tê-las? Lembre-se que a vida é em fases, e quantas vezes uma casa de praia que aproveitamos muito quando os filhos eram pequenos - hoje ninguém vai - e continua ali gerando custo e preocupação? O segundo ou o terceiro carro - o do rodízio? Recentemente a Revista 4Rodas publicou um estudo de quanto custa manter um carro novo, na garantia, com todos os impostos e seguros com uma média de 15 mil km por ano. Eu adicionei a depreciação de 30% nos primeiros dois anos e o seu custo financeiro - Um Onix da GM vai custar cerca de R$ 40/dia - Um Toyota Corolla vai custar  cerca de R$ 71/dia - 365 dias por ano. Acho que vale a pena ter um carro só e andar de taxi ou metrô quando necessário? Mas cada um tem o seu caso....
• Elimine, desapegue e limpe - as tralhas que juntamos ao longo da vida vão se acumulando, acumulando e transformam a garagem em depósito - A tecnologia vai se renovando, aí aquele sistema de som virou sucata - Quem tem ainda um tocador de cassete? E os CDs depois do Ipod? A velha TV? Os brinquedos do seu filho? E o armário? Roupas que faz no mínimo 3 anos que você não usa mais. Aproveite e doe tudo para caridade, limpe, ou venda no Mercado Livre ou no OLX 
• Tente viver em ambiente mais minimalistas, com menos coisas - mais fácil de manter e limpar - consuma menos para descartar menos - ao consumir - pense se aquilo é realmente necessário. As vezes penso que se eu fosse para outro país e pudesse transportar apenas poucas coisas, quantas coisas teria que me livrar? Quanta coisa adquiri ao longo do tempo e que não uso mais ou até nunca usei?
• Simplifique sua vida digital e leituras - assine menos revistas e jornais - hoje tem muito conteúdo digital - Lidamos com uma infinidade de mails, newstetters, facebook, twitter, whatsapp, etc. Haja tempo pra tudo! Há uma série de regrinhas para separar o que é importante do que não é - em vários artigos e guias por aí - e o que ajuda a administrar o seu tempo. Se você assina um monte de coisa e não lê, fique apenas com aquilo que te dá prazer, o que realmente é importante ter em papel!
• Limpe sua mesa de trabalho, sua papelada de que não precisa mais, aquele monte de contas já pagas (hoje guardo o que preciso em .pdf) - faça isto constantemente e sistematicamente - em pouco tempo verá resultados animadores.

Pense no essencial, aja de forma essencial, seja minimalista, gaste mais tempo com você e com as coisas que ama, fique mais com você, tenha menos coisas, elimine os compromissos desnecessários, zere as prestações - não pague juros ao seu banco - se concentre em você e na sua lista prioritária. Sinta como te fará bem!

IPTU SP - A vista ou a prazo?

E finalmente ele chegou, o IPTU 2014 - aquele que ninguém vê vantagem em pagar - aliás cujos benefícios vão pra outro lugar que você nunca passa, pois o asfalto remendado, os buracos e o lixo você sempre cruza...todos os dias!

Vou analisar o carnê que recebi hoje! Aumento de 5,99% apesar do o IPCA 2013 ter fechado a 5,91% - enfim quase lá. Deve ser por conta da cesta de cálculos para compor o valor final...

Bem, isto é por enquanto, pois o nosso Prefeito Fernando Maldad quer aumentar ainda mais, para poder fazer as obras na periferia, e que garantem o voto ao partido dominante que arruina o Brasil.

Mas pagar a vista ou a prazo? Então vamos lá - como a primeira parcela vence junto com a parcela única com desconto, a análise é comparar as 9 parcelas remanescentes com este valor. Assim o desconto oferecido resulta em 0,91% ao mês ou 11,6% ao ano. Considerando que a taxa de juros do Brasil subiram para 10,5% e há uma tendência de alta de mais 0,5% em fevereiro, o desconto oferecido pela prefeitura é quase igual a uma boa aplicação, que mesmo considerando o efeito do IR sobre aplicações financeiras, não há dinheiro mais barato no mercado. Minha conclusão é para não pagar a vista - pague em parcelas!

IPVA - A Vista ou a Prazo

Hoje li uma matéria no Estadão sobre a vantagem do pagamento do IPVA a vista. O colunista de finança pessoais fez um calculo simplista, comparando o desconto dado para pagamento a vista em SP, que é de 3% com o rendimento da poupança, em torno de 0,5% ao mês. Fiz o calculo da forma exata, e o valor da taxa embutida no desconto ofertado é de 3,12% ao mês ou quase 45% ao ano, contra um rendimento anual em qualquer aplicação hoje em dia em torno de 7 a 8% ao ano - uma grande diferença.

O resultado irá sempre apontar para o pagamento a vista, que é a melhor opção, obviamente se tiver alguma aplicação ou dinheiro sobrando.

Assim é melhor resgatar da poupança ou do fundo, por exemplo, pagar a vista, e nos próximos dois meses "devolver" o valor que seria pago ao governo. 

Se não tiver de onde tirar, aí não tem jeito, pois qualquer modalidade de crédito vai sair mais caro.