Recentemente terminei a implantação de um software Quickbooks em um cliente do setor de serviços. Ele emite uma centena de NFe's a cada mês e precisa ter um registro detalhado de todas as suas operações, uma agenda de obrigações diárias e um rápido olhar sobre posição de clientes e fornecedores.
Meu trabalho, além de implantar e treinar a pessoa que opera, foi otimizar algumas rotinas, com foco em diminuir digitações repetitivas, utilizando os recursos do Quickbooks para gerar relatórios informativos aos gestores e ao contador.
O que é um Quickbooks? Um colega consultor define como um software contábil + financeiro muito intuitivo (afinal foi feito por uma empresa californiana chamada Intuit) e facílimo de operar.
O grande trunfo do Quickbooks é que cada transação se parece com um formulário que está sendo preenchido - Uma Invoice ou Pedido - Possui todos os itens de um formulário papel - e quando você o preenche com os dados de clientes, de preço pré cadastrados e quantidades vendidas - associados a uma conta de receitas - e o lançamento é duplo, ou seja entra automaticamente no seu histórico de vendas e contas a receber.
Uma conta a pagar - parece quase um cheque - você cadastra o fornecedor, o item - já associado em uma conta de custo - e o lançamento duplo cai no contas a pagar.
Há um "set-up" inicial para estabelecer quais as contas "contábeis"que você quer olhar - o que pode ser estabelecido com seu contador - quais as contas de banco que você utiliza, informando o saldo inicial, além das contas criadas automaticamente pelo programa.
O mais legal que a empresa pode ser vista como um cubo, onde voce pode cadastrar filiais, projetos, e contas. Para exemplificar, digamos que uma despesa com o pagamento de salário de um funcionário - Conta Salários - pertence a filial Curitiba, 50% no Projeto A e 50% no Projeto B. Isto cria a possibilidade de criar vários "jobs" apurar a rentabilidade de cada um, Somando Receitas e Despesas, para obter o lucro de cada um. Outra utilidade é saber o custo da filial Curitiba por exemplo (Receitas - Despesas) como um todo, além dos "jobs".
Na hora de registrar recebimentos ou pagar contas, é como preencher um cheque. Se escolhe as contas que quer pagar (marca cada uma em uma caixa de seleção) e as paga com um lançamento no banco X. O recebimento é a mesma coisa, assinalando o que foi recebido, nas faturas em aberto - que pode ter um pagamento total ou parcial - e depois só conciliar o banco - onde em uma tela, vai se identificando a transação correspondente no extrato e clicando no Quickbooks até o saldo da diferença zerar.
Os inúmeros relatórios que o Quickbooks mostra, podem ser expandidos com o recurso da lupinha, que expande cada transação que compõe o número.
Os inúmeros relatórios que o Quickbooks mostra, podem ser expandidos com o recurso da lupinha, que expande cada transação que compõe o número.
Não vi ainda um software de gestão tão intuitivo e fácil de utilizar, além de barato, pois uma cópia do modelo PRO, inicia por cerca de USD 250, podendo ser adquirido pela net e baixado online.
Sem dúvida uma ferramenta muito util a gestão...
